Das Hamburger Plan-Büro stellt sich vor

Foto: Plan International

Viele Patinnen und Paten möchten genauer wissen, wie Plan International in Hamburg z.B. den Kontakt zum Patenkind organisiert, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit macht oder die Informationen über die Entwicklungsländer, in denen Plan International arbeitet, aufbereitet. Einige von Ihnen haben auch schon unser Büro besucht. Für diejenigen, die noch nicht die Gelegenheit dazu hatten, stellen wir einige Abteilungen vor:

In der Zentrale kommen die meisten Anfragen per Telefon oder E-Mail an. Sie werden je nach Fragestellung an die jeweilige Abteilung weitergeleitet. Außerdem empfangen die Kolleginnen der Zentrale Patinnen und Paten, Gäste und Lieferanten und wickeln den Kurierdienst ab.

In der Poststelle kommen alle Briefe und Geschenke der Paten und Patinnen sowie alle Sendungen aus unseren Programmländern an. Sie werden von hier aus an die entsprechende Abteilung weitergeleitet. Serienbriefe und ein Teil des Informationsmaterials werden gedruckt, ggf. kuvertiert und verschickt. Das Material für Aktionsgruppen wird verpackt und auf die Reise geschickt. Die Poststelle verwaltet außerdem einen Großteil unseres Materials und kümmert sich um den Einkauf von Büromaterial und Drucksachen.

Das Herz von Plan – so wird die Patenbetreuung gern genannt. Allein hier arbeiten mittlerweile über 80 Mitarbeitende.

Mit dem Plan Shop bieten wir u.a. einen Service für unsere Paten und Patinnen, die ihrem Patenkind gerne ein Geschenk machen möchten. Auf Grund der Gewichtsbeschränkung ist es gar nicht so einfach, kleine Geschenke zu finden. Hier versucht der Shop – auch nach Rücksprache mit den Programmländern – die Paten und Patinnen zu unterstützen. Zusätzlich stehen die Mitarbeitenden des Plan Shops helfend zur Seite, wenn Paten und Patinnen Fragen zu den Geschenken aus dem Sortiment haben und sorgen schließlich für den Versand in alle Welt. Der Shop bietet auch ein großes Sortiment an Produkten aus den Programmländern für den eigenen Bedarf an.

In der Buchhaltung werden alle Geldeingänge aus Patenschaftsbeiträgen und Einzelspenden erfasst und die Zuwendungsbestätigungen ausgestellt. Die Geldausgänge ergeben sich aus den Fördermitteln in die Projektgebiete und den Betriebsausgaben für Personal und Verwaltungskosten. Weiterhin wird ein monatliches internes Berichtswesen sowie der quartalsweise und jährlich zu erstellende Bericht an die Internationale Koordinierungsstelle erstellt und die externe Prüfung durch Wirtschaftsprüfende durchgeführt. Damit liefert die Buchhaltung zu jedem Zeitpunkt einen vollständigen Überblick sämtlicher Einnahmen und Ausgaben.

Die Mitarbeitenden der EDV-Abteilung sorgen dafür, dass die Computer und Server im Büro laufen, sie überwachen und aktualisieren Datenbanken, programmieren oder leisten Erste Hilfe bei den Kolleginnen und Kollegen. Die Informationen zu den Patenschaften sind sicher und übersichtlich in der hauseigenen Datenbank „PlanNett” abgelegt. Die Netzwerkspezialistinnen und -Spezialisten sind auch bei der Versendung von Serienbriefen im Einsatz. Wenn der Brief formuliert ist, müssen die Daten der Paten und Patinnen selektiert und aufbereitet werden. Damit das Porto günstiger ist, werden die Adressen nach Postleitzahlen sortiert.

Der EDV-Abteilung obliegt auch die Aufgabe, unsere Webseite und den E-Mail-Verkehr „online“ zu halten. Das Plan-eigene E-Mail-Netzwerk ist die wichtigste Brücke zwischen den ca. 7.000 Plan-Mitarbeitenden rund um den Globus. In den Geberländern funktioniert das Netzwerk meist reibungslos. In den Programmländern sieht das manchmal anders aus: Zwar haben die Projektbüros Rechner, aber die Internet-Verbindung funktioniert besonders in Afrika manchmal nur zwei Stunden pro Tag oder auch mal gar nicht. Stromausfälle sind keine Seltenheit. Verständnis und Geduld sind in solchen Situationen die besten Ratgeber.

Die Organisation von Plan International Deutschland

Der Plan International Deutschland e.V. ist ein gemeinnütziger Verein mit Sitz in Hamburg. Organe des Vereins sind der Vorstand, das Kuratorium und die Mitgliederversammlung. Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass der Satzungszweck erfüllt wird, bedürftigen Kindern, ihren Familien und Gemeinden in Entwicklungsländern zu helfen, ihre Grundbedürfnisse selbst zu befriedigen und Interesse und Verständnis zwischen Menschen verschiedener Kulturen zu fördern.

Über die Einnahmen und Ausgaben hat der Vorstand jährlich Rechnung zu legen. Als Vertrauensperson für die Paten und Patinnen ist dem Vorstand eine Ombudsperson beigeordnet. Das (ehrenamtliche) Kuratorium besteht aus maximal 30 Personen, die den Vorstand beraten und den Verein fördern. Die laufenden Geschäfte werden durch das Hamburger Büro erledigt.

Ähnlich ist Plan auch in den anderen Unterstützerländern organisiert. Sie alle sind mit der internationalen Organisation Plan International assoziiert. Jede nationale Organisation entsendet, der Anzahl seiner Patenschaften entsprechend, Mitglieder in den internationalen Vorstand.

Die Geschichte von Plan Deutschland

Das deutsche Plan-Büro wurde im Frühjahr 1989 in Hamburg eröffnet. Marianne Raven, die Geschäftsführerin, und zwei Mitarbeiter nahmen die Arbeit in einem kleinen Büro in einem normalen Wohnmietshaus auf. Damit war Deutschland das vierzehnte Plan-Unterstützerland geworden. Nach drei Jahren wurden die Räume zu klein und der erste Umzug in ein „richtiges“ Bürohaus war fällig. In den folgenden Jahren übernahm Plan im selben Gebäude ein benachbartes Büro nach dem anderen, bis der gesamte Komplex das Plan-Büro geworden war.

Lesen Sie hier mehr über die Meilensteine des Plan International Deutschland E.V. seit Vereinsgründung:

Meilensteine-Plan-International-Deutschland-1989-2019

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