Eine Mitgliederliste mit Telefonnummern, E-Mail-Adressen und einer kurzen Bemerkung zur Erreichbarkeit der Mitglieder ist eine gute Unterstützung, um Helfer:innen für Aktionen zu organisieren und den Überblick über die aktiven Mitglieder zu behalten. Manche Pat:innen sind vielleicht nur kurz dabei, manche bleiben lieber im Hintergrund, andere müssen aus beruflichen oder privaten Gründen für längere Zeit aussetzen. All diese Informationen beeinflussen euer Engagement in und mit der Aktionsgruppe – versucht also die Mitgliederliste aktuell zu halten! Auch das Plan-Büro in Hamburg sollte regelmäßig über neue oder ausgeschiedene Mitglieder der AG informiert werden.
Um den Informationsfluss in Gang zu halten eignen sich Rundmails oder Chatgruppen. Achtet aber unbedingt darauf, eine Kommunikationsetikette festzulegen. Sonst kann es passieren, dass unnötige Kommentare und Diskussionen die Kommunikationsmedien überfluten und so wichtige Informationen untergehen. Schlimmstenfalls ziehen sich genervte AG-Mitglieder aus der Kommunikation zurück und verpassen so wichtige Informationen, wie z.B. zu anstehenden Aktionen.
Ein Ideenpool hilft beim Aufgreifen und Durchführen von Aktionsideen, die am Anfang vielleicht noch zu groß erscheinen, die aber später mit mehr Erfahrung, mehr Mitstreiter:innen oder guten Beziehungen umgesetzt werden können.
Nützlich sind auch eine Auflistung aller Aktionen eines vergangenen Jahres und ein frühzeitiger Terminplan für das kommende Jahr. Manche jährlich stattfindenden Straßen-, Kultur- oder Kinderfeste eignen sich für Aktionen besonders gut. Die regelmäßige Teilnahme an solchen Veranstaltungen fördert die Arbeitsroutine der Aktionsgruppe und steigert die Wiedererkennung von Plan International.
Zum Thema Datenschutz:
In Hinsicht auf den Datenschutz und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) solltet ihr darauf achten, Listen mit Daten weder am Infostand noch z.B. zuhause offen liegen zu lassen oder ungeschützt abzuspeichern. Dies gilt z.B. auch für die Kontaktdaten der AG-Mitglieder oder von an AG-Engagement Interessierten.
Digitale Unterstützung
Sind viele Personen beteiligt, kann es ziemlich langwierig werden, einen Termin zu finden, an dem alle Beteiligten auch Zeit haben. Heute stehen unterschiedliche digitale Helfer zur Verfügung, um den idealen Termin ganz bequem festzumachen. Unter www.doodle.de zum Beispiel können verschiedene Terminvorschläge gemacht werden. Anschließend kann jede eingeladene Person selbst anklicken, welche Termine für sie infrage kommen und welche nicht. Man sieht zugleich auch, an welchen Tagen die anderen Personen Zeit haben, und kann dadurch viel Koordinationsaufwand einsparen.
Eine gute Möglichkeit, um größere Daten zu speichern und allen AG-Mitgliedern zugänglich zu machen, ist zum Beispiel Dropbox. Unter www.dropbox.com kann man kostenlos einen Account anlegen und dann größere Dateien und Dokumente auf einem Server speichern. Diese Dateien können dann von allen persönlich autorisierten Personen heruntergeladen und bearbeitet werden, sogar bequem per Smartphone. Wenn ihr eine größere Datenmenge habt, wie z.B. Bilder von Aktionen, die ihr mit den anderen AG-Mitgliedern teilen wollt, ist WeTransfer eine gute Alternative. Hier kann man ganz ohne Anmeldung große Datenmengen hochladen und anderen über einen Link zur Verfügung stellen. Der Zugriff auf die Daten ist zeitlich begrenzt.
Hier lest ihr, auf was ihr bei der Aufgabenverteilung in der Aktionsgruppe achten solltet.