Haben sich genug Interessierte gefunden, geht es an die Organisation des ersten Treffens, des Gründungstreffens. Bei der Auswahl des Ortes solltet ihr darauf achten, dass dieser gut zu erreichen ist und der Lärmpegel (z.B. in einem Restaurant durch andere Gäste) Gespräche zwischen mehr als zwei Personen nicht beeinträchtigt.
Diese Punkte führen euch durch ein gelungenes Gründungstreffen:
- Warm-up: Startet nicht gleich mit der Tagesordnung – ein ungezwungenes Kennenlernen mit z.B. Kaffee und Kuchen schafft eine lockere Atmosphäre und ist ein schöner Start für das Treffen.
- Allgemeine Vorstellungsrunde: Hier kann sich jeder und jede kurz vorstellen und etwas zu seinen und ihren persönlichen Beweggründen des Engagements berichten.
- Eure Einleitung mit Hintergrundinfos zur Entstehung / Idee einer AG-Gründung: Jetzt seid ihr am Zug! Erläutert kurz, warum Ihr die Initiative ergriffen habt und eine AG gründen möchtet.
- Stand der Entwicklung: Erzählt kurz, was bereits passiert ist und wie es weitergehen könnte.
- Ziele definieren (grob und im Detail): Hier geht es darum zu klären, welche allgemeinen und konkreten Ziele erreicht werden sollen. Diese Ziele sollten schriftlich festgehalten werden, sind jedoch nicht in Stein gemeißelt. Überprüft beim nächsten Treffen die Liste noch einmal, wenn sich alle Gedanken um ihre Rollen in der AG und ihre konkreten persönlichen Ziele gemacht haben!
- Gruppenrollen vergeben: Sammelt beim ersten Treffen Ideen, wer welche Rolle in der Gruppe einnehmen kann und möchte. Jeder und jede hat persönliche Neigungen und Stärken, die er oder sie individuell in die Aktionsgruppe einbringen kann. Tipp: Falls sich beim ersten Treffen noch nicht alle festlegen möchten oder können, gebt bis zum nächsten Treffen die Hausaufgabe, darüber nachzudenken, in welcher Rolle man sich in der AG sieht!
- Teilnahmeliste: Zu Beginn des Treffens sollte eine Teilnahmeliste herumgegeben werden, in der die Kontaktdaten eingetragen werden. In diesem Zuge sollte auch über passende Kommunikationswege gesprochen werden, über die ihr in Kontakt bleiben und wichtige Informationen weitergeben könnt.
- Protokoll führen: Ein Protokoll sollte zu jedem Treffen geführt werden. So können Beschlüsse und Termine noch einmal nachgelesen werden und Gruppenmitglieder, die nicht teilnehmen konnten, können sich im Nachhinein informieren. Sendet die Protokolle eurer Treffen auch an das AG-Team in Hamburg. So bleiben wir über eure Aktionen, neuen Mitglieder und Beschlüsse auf dem Laufenden und können euch effektiv unterstützen.
Wie geht es weiter?
Setzt beim Gründungstreffen einen Termin für das nächste Treffen. Sowohl für die Gründungsphase als auch für die weitere Planung sind regelmäßige Treffen wichtig. Viele Gruppen treffen sich monatlich an einem bestimmten Tag, z.B. dem ersten Montag im Monat, zur gleichen Zeit am gleichen Ort. Der Ort sollte gut zu erreichen sein und eine gute Arbeitsatmosphäre bieten. Vermutlich werdet ihr gerade anfangs viel über eure eigenen Patenkinder sprechen. Dieser Austausch ist durchaus bereichernd, das verbindende Motiv aller Teilnehmenden ist jedoch der Wunsch, aktiv etwas für alle Kinder in den Plan-Gemeinden zu tun und Plan International bekannter zu machen. Daher sollte es für die regelmäßigen Treffen eine Tagesordnung, mit den wichtigsten zu besprechenden Punkten geben, um eine Struktur aufrecht zu erhalten und den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen.