Foto: Plan International
Haben sich genug Interessierte gefunden, geht es an die Organisation des ersten Treffens, des Gründungstreffens. Bei der Auswahl des Ortes sollten Sie darauf achten, dass dieser gut zu erreichen ist und der Lärmpegel (z.B. in einem Restaurant durch andere Gäste) Gespräche zwischen mehr als zwei Personen nicht beeinträchtigt.
Diese Punkte führen Sie durch ein gelungenes Gründungstreffen:
- Warm-up: Starten Sie nicht gleich mit der Tagesordnung – ein ungezwungenes Kennenlernen mit z.B. Kaffee und Kuchen schafft eine lockere Atmosphäre und ist ein schöner Start für das Treffen.
- Allgemeine Vorstellungsrunde: Hier kann sich jede:r kurz vorstellen und etwas zu seinen und ihren persönlichen Beweggründen des Engagements berichten.
- Ihre Einleitung mit Hintergrundinfos zur Entstehung / Idee einer AG-Gründung: Jetzt sind Sie am Zug! Erläutern Sie kurz, warum Sie die Initiative ergriffen haben und eine AG gründen möchten.
- Stand der Entwicklung: Erzählen Sie kurz, was bereits passiert ist und wie es weitergehen könnte.
- Ziele definieren (grob und im Detail): Hier geht es darum zu klären, welche allgemeinen und konkreten Ziele erreicht werden sollen. Diese Ziele sollten schriftlich festgehalten werden, sind jedoch nicht in Stein gemeißelt. Überprüfen Sie beim nächsten Treffen die Liste noch einmal, wenn sich alle Gedanken um ihre Rollen in der AG und ihre konkreten persönlichen Ziele gemacht haben!
- Projektrollen vergeben: Sammeln Sie beim ersten Treffen Ideen, wer welche Rolle in der Gruppe einnehmen kann und möchte. Jede:r hat persönliche Neigungen und Stärken, die er oder sie individuell in die Aktionsgruppe einbringen kann. Tipp: Falls sich beim ersten Treffen noch nicht alle festlegen möchten oder können, geben Sie bis zum nächsten Treffen die Hausaufgabe, darüber nachzudenken, in welcher Rolle man sich in der AG sieht!
- Teilnahmeliste: Zu Beginn des Treffens sollten Sie eine Teilnahmeliste herumgeben, in der die Kontaktdaten eingetragen werden. In diesem Zuge sollten Sie auch über passende Kommunikationswege sprechen, über die Sie in Kontakt bleiben und wichtige Informationen weitergeben können.
- Protokoll führen: Ein Protokoll sollte zu jedem Treffen geführt werden. So können Beschlüsse und Termine noch einmal nachgelesen werden und Gruppenmitglieder, die nicht teilnehmen konnten, können sich im Nachhinein informieren. Senden Sie die Protokolle Ihrer Treffen auch an das Hamburger Büro. So bleiben auch wir über Ihre Aktionen, neuen Mitglieder und Beschlüsse auf dem Laufenden und können Sie effektiv unterstützen.
Wie geht es weiter?
Setzen Sie beim Gründungstreffen einen Termin für das nächste Treffen. Sowohl für die Gründungsphase als auch für die weitere Planung sind regelmäßige Treffen wichtig. Viele Gruppen treffen sich monatlich an einem bestimmten Tag, z.B. dem ersten Montag im Monat, zur gleichen Zeit am gleichen Ort. Der Ort sollte gut zu erreichen sein und eine gute Arbeitsatmosphäre bieten. Vermutlich werden Sie gerade anfangs viel über Ihre eigenen Patenkinder sprechen. Dieser Austausch ist durchaus bereichernd, das verbindende Motiv aller Teilnehmenden ist jedoch der Wunsch, etwas aktiv für alle Kinder in den Plan-Gemeinden zu tun und Plan International bekannter zu machen. Daher sollte es für die regelmäßigen Treffen eine Tagesordnung, mit den wichtigsten zu besprechenden Punkten geben, um eine Struktur der Treffen aufrecht zu erhalten und den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen.